Barcamp Organizer-Checkliste
Eine kostenlose, datenschutzfreundliche Checkliste für dein Barcamp. Alles wird lokal in deinem Browser gespeichert. Kein Konto nötig, keine Daten werden an einen Server gesendet. Erstelle mehrere Checklisten, füge eigene Einträge hinzu und exportiere sie als JSON-Backup.
Standard-Checkliste
Erste Schritte
Entscheide dich für einen Namen für dein Barcamp
Lege ein Datum fest (Wochentag oder Wochenende?)
Stelle ein Organisationsteam zusammen (3–5 Leute)
Erstelle ein gemeinsames Dokument oder Wiki
Prüfe, ob barcamp.io für dein Event passt
Einige Monate vorher
Finde eine Location mit mehreren Räumen
Bestätige Kapazität und Anzahl nutzbarer Räume
Prüfe die WLAN-Kapazität der Location
Überprüfe Barrierefreiheit (Rollstuhlzugang, Aufzüge, WCs)
Erstelle eine Event-Seite oder Website
Rekrutiere freiwillige Helfer*innen für den Veranstaltungstag
Lass dein Barcamp auf barcamp.io einrichten, wenn du es nutzen willst
Erstelle ein Anmeldeformular oder eine Ticketing-Seite
Entwirf Sponsor-Anfragen und versende sie per E-Mail
Gestalte ein Logo oder verwende eine Variante des Barcamp-Logos
Richte Social-Media-Accounts oder Hashtags ein
Einige Wochen vorher
Bestelle T-Shirts (Barcamp-Logo vorne, Sponsor-Logos hinten)
Plane das Catering: Mahlzeiten, Snacks, Kaffee, vegetarische/vegane Optionen
Bestätige Sponsor-Zusagen und sammle Logos
Bereite das Session-Grid vor (physisches Board oder barcamp.io)
Erstelle ein Zeitplan-Gerüst: Zeitfenster, Pausen, Mittagessen
Organisiere Beamer oder Bildschirme für jeden Raum
Teste das AV-Equipment vor Ort
Sende eine Erinnerungs-E-Mail an angemeldete Teilnehmer*innen
Drucke Namensschilder oder richte eine Badge-Station ein
1 Woche vorher
Finalisiere Raumzuweisungen und Beschilderung
Bereite die Willkommens-Präsentation vor
Drucke die Session-Grid-Vorlage (falls du Papier nutzt)
Kaufe Material: Marker, Haftnotizen, Klebeband, Stifte
Kaufe Material: Papierhandtücher, Müllbeutel, Reinigungsspray
Bestätige Catering-Lieferzeit und Aufbau
Bereite WLAN-Zugangsdaten vor (Karten oder Poster drucken)
Bereite deine Erklärung für Erstbesucher*innen vor
Erstelle einen Teilnehmer-Guide (Zeitplan, Lageplan, WLAN, Regeln)
Teste das barcamp.io Event-Setup: Räume, Zeitfenster, Display-Modus
Besprich mit deinem Team die Rollen für den Tag
Veranstaltungstag: Morgens
Komm früh zum Aufbau (mindestens 90 Minuten vor Beginn)
Richte den Anmelde-Tisch mit Namensschildern ein
Baue das physische Session-Grid auf (Whiteboard oder Wand)
Hänge Raumschilder und Wegweiser auf
Teste Beamer und WLAN in jedem Raum
Richte den Kaffee- und Frühstücksbereich ein
Hänge das Barcamp-Regelposter im Hauptbereich auf
Öffne barcamp.io im Display-Modus auf einem großen Bildschirm
Veranstaltungstag: Eröffnung
Begrüße alle und erkläre kurz das Format
Erkläre die Regeln, insbesondere das Gesetz der zwei Füße
Moderiere Session-Pitches und Grid-Platzierung
Handzeichen-Umfrage, um populäre Themen in größere Räume zu legen
Mache ein Gruppenfoto
Starte die erste Session pünktlich
Veranstaltungstag: Während der Sessions
Überwache das Session-Timing (halte den Zeitplan ein)
Fülle Kaffee und Wasser zwischen den Sessions nach
Sei bei AV- oder WLAN-Problemen ansprechbar
Aktualisiere das barcamp.io Grid, wenn Sessions verschoben oder hinzugefügt werden
Mache Fotos für Dokumentation und Social Media
Veranstaltungstag: Abschluss
Führe eine Abschlussrunde durch: Highlights, Erkenntnisse, Feedback
Danke den Sponsoren namentlich
Kündige das nächste Barcamp an (falls geplant)
Sammle Feedback ein (kurze Umfrage oder Haftnotizkarten)
Beginne sofort mit dem Aufräumen
Nach dem Event
Würdige Sponsoren und Location-Gastgeber*in öffentlich
Teile Fotos mit den Teilnehmer*innen
Kläre eventuelle offene Finanzen
Halte eine Team-Retrospektive: was lief gut, was kann besser werden
Speichere die URL des barcamp.io Events für zukünftige Referenz
Deine Daten bleiben bei dir
Dieses Tool speichert alle Checklisten-Daten ausschließlich im lokalen Speicher deines Browsers. Es werden keine Daten an unsere Server oder Dritte übermittelt. Wenn du deine Browserdaten löschst, gehen deine Checklisten verloren. Nutze die Export-Funktion, um Backups zu erstellen.
