Ein Barcamp organisieren

Es ist einfacher als gedacht

Ein Barcamp zu organisieren erfordert weniger Inhaltsplanung und mehr Logistik. Man braucht keine Keynote-Speaker zu suchen und keine Vortragsvorschläge zu sichten. Was man braucht, ist ein Veranstaltungsort mit flexiblen Räumen, ein gut sichtbares Sessionraster und Menschen, die bereit sind, mitzumachen.

Das erste BarCamp 2005 wurde in sechs Tagen geplant. Das heißt nicht, dass man es so knapp machen sollte. Crystal Williams, die BarCamp Vancouver, BarCamp Shanghai und BarCamp Los Angeles organisierte, empfahl, einen Termin etwa sechs bis acht Wochen im Voraus zu setzen und von dort aus rückwärts zu planen.

Um den Überblick über alles zu behalten – von der Raumsuche bis zur Logistik am Veranstaltungstag – nutze die Organizer-Checkliste. Sie deckt jede Phase von der ersten Planung bis zur Nachbereitung ab und lässt sich für dein Barcamp anpassen.

Einen Veranstaltungsort finden

Man braucht einen Ort mit mehreren Räumen, in denen Sessions parallel laufen können. Regel 5 aus dem BarCamp-Wiki: „As many presentations at a time as facilities allow for.“ Je mehr Räume, desto mehr Auswahl für die Teilnehmenden.

Crystal Williams schrieb, dass „office spaces seem to be the most popular venues“ und empfahl, einen Venue-Sponsor zu finden, der „gets it about Barcamp and who recognizes what they have to gain from exposure to the Barcamp audience.“ Sie betonte, den Ort möglichst kostenlos zu bekommen.

Das erste BarCamp fand in den Räumen von Socialtext in Palo Alto statt. Mitgründerin Eris Stassi erinnerte sich an etwa 200 Teilnehmende, von denen einige tatsächlich in Zelten auf den Gehwegen und Hinterhöfen des Gebäudes campten.

Das Sessionraster

Das Sessionraster ist das Herzstück jedes Barcamps. Mitgründer Chris Messina beschrieb es als „like a spreadsheet“: ein Raster aus Zeitslots und Räumen, wo „people would just kind of come up with their topics and have conversations.“

Traditionell nutzen Barcamps ein Whiteboard oder eine Wand mit Haftnotizen: Zeilen für Zeitslots, Spalten für Räume. Jede Haftnotiz ist eine Session, platziert von der Person, die sie vorgeschlagen hat. Das Raster muss groß genug zum Lesen sein und zentral hängen, damit die Teilnehmenden es den ganzen Tag über einsehen können.

Digitale Tools können das erleichtern. Ein Session-Planungs-Tool wie barcamp.io stellt das gleiche Raster auf jedem Gerät bereit und aktualisiert es in Echtzeit, wenn Sessions hinzugefügt oder verschoben werden.

Wenn ihr vorhabt, Session-Karten zu fotografieren und online zu veröffentlichen, kündigt das an, bevor die Teilnehmenden ihre Haftnotizen schreiben. Ein kurzer Hinweis wie “Wir fotografieren eure Session-Karten und stellen sie online in den Plan – haltet sie also bitte lesbar und angemessen” sorgt für die richtigen Erwartungen und vermeidet Überraschungen.

Die Eröffnungsrunde

Die meisten Barcamps beginnen mit einer kurzen Eröffnung, bei der sich alle vorstellen und ihre Sessionideen pitchen. Regel 4 aus dem BarCamp-Wiki hält das kurz: „Only three word intros.“ Keine Jobtitel, keine Firmen-Pitches. Drei Worte und weiter.

Nach den Vorstellungen pitchen die Teilnehmenden ihre Sessions. Regel 3: „If you want to present, you must write your topic and name in a presentation slot.“ Pitches sind typischerweise ein oder zwei Sätze. Manche Barcamps nutzen Handzeichen, um das Interesse abzuschätzen und populäre Themen größeren Räumen zuzuordnen.

Rollen und Aufgaben

Crystal Williams empfahl vier Schlüsselrollen im Organisationsteam:

• Sponsoren-Koordination: Entwirft Nachrichten an potenzielle Sponsoren, verfolgt Kontakte, sammelt Logos und Geld, erstellt Belege.
• Verpflegung: Organisiert das Catering. Williams: „Keep the meals simple (but good), have some veggie options, and try to keep costs down. This will be your biggest expenditure.“
• T-Shirt-Koordination: Stimmt das Logo-Artwork mit der Druckerei ab. Barcamp-Logo vorne, Sponsorenlogos hinten. Williams empfahl, die T-Shirts mindestens zwei Wochen vor dem Event zu bestellen.
• WLAN-Verantwortliche: Richtet den Internetzugang ein und hält ihn am Laufen. „People are going to want wi-fi, and may even need it for their presentation.“

Sponsoren und Geld

Die Organisationsseite des BarCamp-Wikis vermerkte, dass Geldspenden für das ursprüngliche BarCamp auf 200 Dollar begrenzt waren und in ein PayPal-Konto flossen. Chris Messina empfahl, Sachspenden statt Geld anzunehmen, weil das einfacher zu handhaben sei.

Crystal Williams riet: „Don’t get anyone’s company books involved. Too messy. Either deal in all cash or get a special PayPal account. At the end of the day, you don’t want to be holding extra money. Best to get people to sponsor things like chair rentals, a meal, etc, and never touch the money yourself.“

Den Tag durchführen

Sobald die Sessions im Raster stehen und der erste Zeitslot beginnt, läuft das Format weitgehend von selbst. Die Open-Space-Technology-Prinzipien und Barcamp-Regeln setzen den Rahmen.

Regel 7: Sessions dauern so lange wie nötig, aber nicht bis in den nächsten Slot hinein. Die Keine-Werbung-Richtlinie sorgt dafür, dass der Inhalt teilnehmerfokussiert bleibt. Und das Gesetz der zwei Füße sorgt dafür, dass sich die Menschen natürlich dorthin bewegen, wo sie am meisten lernen oder beitragen.

Williams ergänzte: „Don’t get too slack about the ‘everyone must participate’ rule. It’s not just about attendance, it’s about knowledge transfer.“

Die kleinen Dinge

Crystal Williams’ Checkliste für Kleinigkeiten: Beamer, Papier, Marker, Stifte, Namensschilder, Küchenrolle, Müllbeutel, Reinigungsmittel, Kühlboxen und Mülleimer. Sie empfahl, die Liste in ein Wiki zu stellen und die Leute zu bitten, so viel wie möglich davon mitzubringen oder zu spenden.

Ihr letzter Rat: „Remember: this is supposed to be fun. Keep it that way.“

Wir haben daraus eine fertige Materialliste gemacht, die du beim Packen abhaken kannst.

Quellen

Die Aussagen auf dieser Seite basieren auf folgenden Primärquellen.

1. Crystal Williams, „Ten Steps to Organizing a Barcamp“, Oktober 2006. Geschrieben von der Organisatorin von BarCamp Vancouver, BarCamp Shanghai und BarCamp LA. Veröffentlicht im BarCamp-Wiki und in sechs Sprachen übersetzt. cleverclevergirl.com (archiviert)
2. BarCamp-Wiki, „OrganizeALocalBarCamp“, zuletzt bearbeitet von Chris Messina. Organisationsleitfaden und Links zu Community-Ressourcen. barcamp.org/OrganizeALocalBarCamp (archiviert)
3. BarCamp-Wiki, „TheRulesOfBarCamp“, von Tantek Çelik. barcamp.org/TheRulesOfBarCamp (archiviert)
4. Chris Messina, Interview mit Amit Panchal, 31. Januar 2020. Beschreibung des Sessionrasters als „like a spreadsheet“. amitpanchal.com/interview-with-hashtag-inventor-chris-messina
5. Tantek Çelik, „Remembering the idea of BarCamp“, 10. Juli 2006. Bericht über die sechstägige Planung. tantek.com/log/2006/07.html
6. Eris Stassi, Podcast-Interview, 5. Dezember 2019. Bericht über die Logistik des ersten BarCamps (~200 Teilnehmende, Zelte). joeran.de/eris-stassi-barcamp