Sessionplanung beim Barcamp: So entsteht ein Sessionplan

Wie funktioniert die Sessionplanung?

Der Tag startet meist damit, dass sich alle Anwesenden im großen Plenum versammeln. Vorne steht traditionell eine leere Wand oder ein leeres Raster auf der Leinwand. Alternativ wird das (leere) Grid auf einem großen Bildschirm angezeigt oder mittels Beamer an die Wand geworfen. Dann beginnt die Pitch-Runde. Wer eine Session anbieten möchte, tritt nach vorne und stellt ihr/sein Thema in ein, zwei Sätzen vor. Meist ganz ohne Folien, oft nur mit einer einfachen Haftnotiz in der Hand. Dann sucht man gemeinsam nach einem passenden Raum und Zeitslot im Sessionplan.

Ein wichtiges Detail aus der Praxis vieler Barcamps: Es gibt hierbei keine Jury und kein strenges Auswahlverfahren. Eine Abstimmung ist eher unüblich, gelegentlich wird aber nach Interesse im Publikum gefragt, um die Größe des notwendigen Raumes besser abschätzen zu können. Das vorgestellte Thema wandert dann in einen freien Slot im Raster. Abgelehnt werden Sessions de facto nicht, wer die Passion hat, ein Thema mitzubringen, bekommt üblicherweise auch den Raum dafür. In seltenen Fällen zieht mal jemand die Session selbst zurück, wenn sich Inhalte mit einem anderen Pitch zu stark überschneiden, oder wirklich niemand Interesse signalisiert.

Diese Freiheit funktioniert so gut, weil sie auf einer simplen Grundregel basiert: dem Gesetz der zwei Füße. Wer in einer Session weder etwas Relevantes beiträgt noch etwas Neues lernt, wechselt schlichtweg den Raum. Die Teilgebenden steuern sich im Laufe des Barcamps selbst. Warum dieses offene Format so effektiv ist, kannst du hier nachlesen: Was ist ein Barcamp?

Der Sessionplan: Räume × Zeitslots

Der Sessionplan ist im Kern ein ganz klassisches Raster: Die Spalten stehen für die zur Verfügung stehenden Räume, die Zeilen für die festen Zeitslots. Jede Zelle ist ein Platz für eine Session. Diese visuelle Struktur macht auf einen einzigen Blick sichtbar, was wann wo läuft, für das Orga-Team genauso wie für die Teilgebenden. Ein gut strukturierter Sessionplan verhindert Chaos. Wenn hundert oder mehrere hundert Menschen gleichzeitig in verschiedene Räume strömen, sollte die Orientierung mühelos funktionieren.

Bei mehrtägigen Events gibt es pro Tag ein eigenes Raster für den Sessionplan. Größere Barcamps arbeiten beizeiten zusätzlich mit Themenschienen (Tracks), damit thematisch verwandte Sessions gebündelt sind und die Teilgebenden ihrem Interessengebiet leichter folgen können. Wichtig bleibt jedoch immer: Der Plan ist nie starr. Er darf und soll sich im Tagesverlauf verändern. Sessions werden verschoben, zusammengelegt oder spontan ergänzt. Genau diese Dynamik und Flexibilität machen eine gute Planung aus.

Analog oder digital? Pinnwand vs. Sessionplaner

Klassisch entsteht der Sessionplan an einer großen Pinnwand oder Papierwand: ein Raster aus Kreppband, Sessions als beschriftete Klebezettel. Das ist charmant, greifbar und braucht keinen Strom. Es ist eine sehr physische Erfahrung, wenn die Leute nach vorne gehen und ihren Zettel in das Raster kleben. Für kleinere Barcamps an einem einzigen, kompakten Ort ist diese physische Papierwand in der Regel völlig ausreichend.

Ein digitaler Sessionplaner spielt seine Stärken dort aus, wo die klassische Pinnwand an logistische Grenzen stößt: Bei großen Events vor Ort wird eine Zettelwand extrem schnell unübersichtlich. Und sobald sich im Tagesverlauf etwas spontan ändert, muss jemand loslaufen, Zettel umkleben und die Leute informieren. Ein digitales Grid zeigt jede Änderung sofort und ohne Verzögerung auf allen Smartphones und Screens an.

Bei hybriden oder rein virtuellen Events sehen Remote-Teilgebende den Plan an der Wand im Foyer logischerweise erst gar nicht, da braucht es ohnehin eine Form der Digitalisierung.

Last but not least: Die Handschriften sind leider nicht immer leserlich, eine digitale Version ist da ein Stückchen barrierefreier. Auch wenn sich die meisten Sessiongeber*innen natürlich Mühe geben beim Erstellen der Zettel.

Welche Funktionen dabei genau helfen, ein Zettelchaos zu vermeiden, siehst du im Detail auf unserer Feature-Seite.

Sessionplanung mit barcamp.io

barcamp.io ist ein digitaler Sessionplaner, der exakt für diese Anforderungen und die typische Barcamp-Dynamik entwickelt wurde. Sessions lassen sich intuitiv per Drag-and-Drop auf Räume und Zeitslots verteilen, Änderungen erscheinen in Echtzeit bei allen Teilgebenden. Ein öffentlicher Anzeige-Modus bringt das tagesaktuelle Programm auf große Screens im Foyer, und Interessierte können sich ihren ganz persönlichen Ablauf zusammenstellen und als Kalender-Datei (.ics) exportieren. Und handschriftliche Zettel kannst du auch direkt an die Sessions hängen.

Für öffentliche, nicht-kommerzielle Barcamps ist barcamp.io sogar komplett kostenlos. Du organisierst ein öffentliches Event und möchtest die Planung direkt digital aufsetzen? Reiche dein Event direkt ein, und wir richten das System gerne gemeinsam mit dir ein. Am besten buchst du auch direkt einen Call dafür. Alle Details zu den verschiedenen Paketen, Upgrades und Optionen findest du übersichtlich auf der Preise-Seite.

Tipps für Organisator:innen

Auch wenn der Vormittag wunderbar spontan abläuft, die Rahmendaten müssen im Vorfeld sitzen. Damit am Veranstaltungstag alles flüssig funktioniert, braucht es eine solide Planung. Ein paar Erfahrungswerte machen den Ablauf spürbar reibungsloser:

• Slot-Länge: 30–45 Minuten pro Session plus 15 Minuten Wechselzeit haben sich bestens bewährt. Kürzer wird es oft zu hektisch, bei längeren Slots verliert die Runde manchmal an Energie und Fokus.
• Pausen einplanen: Lass genug Puffer zwischen den Slots und plane ausgiebige Kaffee- und Mittagspausen ein. Die wertvollsten Gespräche auf einem Barcamp entstehen oft draußen auf dem Flur.
• Raumgrößen mischen: Sorge für ein paar große Säle für absolute Publikumsmagneten, halte aber auch mehrere kleine Räume oder ruhige Ecken für intensive Diskussionsrunden bereit.
• Zeit sichtbar machen: Ein gut platzierter Countdown-Timer auf dem Screen oder an der Wand hält alle im Takt und sorgt dafür, dass Sessions pünktlich enden.

Den gesamten Ablauf von der ersten Raumsuche bis zur abschließenden Nachbereitung deckt der Leitfaden Barcamp organisieren ab. Damit du im Stress der Vorbereitung wirklich nichts vergisst, nutze am besten direkt die Organizer-Checkliste.

Häufige Fragen zur Sessionplanung

Was ist ein Sessionplan?

Das ist das Raster aus Räumen und Zeitslots, in das alle Sessions eines Barcamps eingetragen werden. Es entsteht live am Event-Tag und dokumentiert übersichtlich, was wann wo stattfindet.

Wer darf eine Session anbieten?

Grundsätzlich alle Teilgebenden. Ein Barcamp lebt davon, dass die Anwesenden selbst die Themen setzen. Man muss absolut kein eingeladener Speaker oder ausgewiesener Fachexperte sein.

Muss beim Pitch immer per Handzeichen nach Interesse gefragt werden?

Nein, das ist ein nicht seltenes Missverständnis. Bei vielen Events fragt die Moderation zwar pragmatisch nach, um die benötigte Raumgröße besser abschätzen zu können. Bei vielen Barcamps wird aber gar nicht erst gefragt: Das gepitchte Thema wandert nach der Vorstellung einfach direkt auf einen freien Platz an der Wand oder im System. Besonders dann, wenn alle Räume eine ähnliche Größe haben.

Werden Sessions manchmal abgelehnt?

De facto nein. Aus der Praxis von dutzenden Barcamps lässt sich klar sagen: Wer den Drive mitbringt, ein Thema zu pitchen, bekommt auch einen Slot. Es gibt keine Jury, die aussortiert. Manchmal ziehen Teilgebende ihre Idee von selbst zurück oder legen sie mit einer thematisch ähnlichen Session zusammen, aber von der Orga wird niemand weggeschickt.

Muss ich meine Session vorher komplett ausarbeiten?

Nein. Du kannst eine fertige Präsentation mitbringen, aber genauso gut reicht eine einzige provokante Frage oder ein offenes Problem aus deinem Arbeitsalltag. Oft sind die Runden am wertvollsten, in denen auf Augenhöhe gemeinsam diskutiert wird.

Wie lang ist ein Slot?

Üblich sind 30 bis 45 Minuten. Die genaue Länge legen die Organisierenden bei der Planung vorab fest, damit alle Einheiten sauber in das Tagesraster passen.

Kann sich das Programm tagsüber noch ändern?

Ja, unbedingt! Das ist absolut gewollt. Themen verschieben sich, Räume werden getauscht oder neue Ideen entstehen spontan in der Kaffeepause. Genau deshalb ist ein digitaler Sessionplaner so praktisch, da er solche Updates sofort auf allen Handys sichtbar macht. Eine starre, unveränderliche Sessionplanung gibt es hier nicht.